Do czynienia z Zarządcą Wspólnoty Mieszkaniowej mamy w przypadku nie powołania Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej.
Zarządca wspólnoty mieszkaniowej ma obowiązek reprezentować wspólnotę na zewnątrz, zarządzać jej finansami i majątkiem, dbać o stan techniczny budynków poprzez konserwację, remonty i zapewnienie mediów, prowadzić księgowość oraz dokumentację, a także organizować zebrania właścicieli i realizować ich uchwały, przy czym jego działania opierają się na przepisach prawa, szczególnie ustawie o własności lokali. W zamian za to przysługują mu prawa do prowadzenia bieżącej administracji, podejmowania decyzji w sprawach eksploatacyjnych, pobierania opłat i zawierania umów w imieniu wspólnoty, z zachowaniem należytej staranności i profesjonalizmu, za co jest rozliczany przez właściciel.
Obowiązki zarządcy:
- Reprezentacja i administracja: Reprezentowanie wspólnoty na zewnątrz (urzędy, dostawcy, sądy).
- Zarządzanie finansami: Prowadzenie księgowości, konta bankowego, pobieranie opłat i zaliczek, windykacja należności, rozliczanie kosztów, przygotowywanie sprawozdań.
- Utrzymanie techniczne: Zapewnienie bieżącej konserwacji, usuwanie awarii, zlecanie remontów, dbanie o stan techniczny i bezpieczeństwo, przeglądy techniczne.
- Obsługa mediów: Zapewnienie dostaw mediów (prąd, woda, gaz), wywóz śmieci.
- Dokumentacja: Prowadzenie ewidencji pozaksięgowej, dokumentacji technicznej i księgowej.
- Organizacja zebrań: Zwoływanie zebrań, przygotowywanie porządku obrad, sporządzanie protokołów.
- Współpraca i doradztwo: Sporządzanie projektów uchwał i umów, doradztwo w kwestiach prawnych i technicznych.
Prawa zarządcy:
- Samodzielne podejmowanie decyzji: W sprawach bieżącej eksploatacji i administracji.
- Zawieranie umów: Z firmami usługowymi (konserwacja, remonty, dostawcy).
- Pobieranie opłat: Od właścicieli na rzecz wspólnoty.
- Dostęp do informacji: Prawo wglądu w dokumentację (jeśli jest np. członkiem zarządu własnego).
- Reprezentowanie: W kontaktach z zewnętrznymi podmiotami, na mocy pełnomocnictwa.
Ważne aspekty:
- Ustawa o własności lokali: Określa podstawowe ramy działania zarządcy.
- Umowa z wspólnotą: Powinna precyzyjnie określać zakres obowiązków, praw i odpowiedzialności.
- Rozliczalność: Zarządca jest rozliczany z działalności, a właściciele mają prawo kontroli.
- Profesjonalizm: Zarządca powinien posiadać odpowiednie kwalifikacje i działać z należytą starannością.
