Administratorem danych osobowych (ADO) członków wspólnoty oraz osób trzecich (np. najemców, dłużników) jest Wspólnota Mieszkaniowa jako jednostka organizacyjna, a nie zarządca nieruchomości czy poszczególni członkowie zarządu.
Zgodnie z art. 4 pkt 7 RODO, administratorem jest podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.
- Wspólnota Mieszkaniowa (ułomna osoba prawna) posiada zdolność prawną. To ona jest stroną umów o dostawę mediów, to na jej rzecz powstają zobowiązania i to ona przetwarza dane w celu zarządzania nieruchomością wspólną (na podstawie ustawy o własności lokali).
- Zarządca (firma zewnętrzna) lub Zarząd (osoby fizyczne) jedynie wykonują czynności w imieniu Wspólnoty. Zarządca zazwyczaj pełni rolę Podmiotu Przetwarzającego (Procesora) na podstawie art. 28 RODO.
Status Wspólnoty jako administratora jest utrwalony w polskim prawie
- Wspólnota Mieszkaniowa jest administratorem danych osób, którym przysługują prawa do lokali. Zarządca, któremu powierzono zarządzanie, działa jedynie jako procesor.
- Administrator nieruchomości (firma zewnętrzna „X”) przetwarza dane jedynie w granicach upoważnienia udzielonego przez Wspólnotę, czyli nie może wykorzystywać tych danych jako jako firma „X”, tylko jako Administrator z upoważnienia Wspólnoty Mieszkaniowej.
REASUMUJĄC:
Administrator / Zarządca nieruchomości musi posiadać podpisaną ze Wspólnotą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Bez niej nie ma on prawa operować na danych właścicieli (np. przekazywać ich firmie windykacyjnej czy serwisowej, składać pozwów w imieniu Wspólnowy).
