Obywatel złożył pismo do ZUS przez ePUAP, podpisał je profilem zaufanym, system potwierdził doręczenie. ZUS odpowiedział, że pismo „pozostaje bez rozpoznania” — bo podpis był nieprawidłowy. Problem w tym, że przepisy prawa mówią coś zupełnie innego.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych odrzucił pismo procesowe obywatela powołując się na „negatywną weryfikację podpisu elektronicznego”. Brzmi technicznie i przekonująco. Jest jednak jeden zasadniczy problem: pismo zostało złożone przez rządową platformę ePUAP, podpisane profilem zaufanym, a system wygenerował urzędowe potwierdzenie doręczenia. Innymi słowy — według własnego systemu teleinformatycznego państwa polskiego podpis był prawidłowy. Analiza tej sprawy odsłania szereg poważnych naruszeń przepisów postępowania administracyjnego.
Co się wydarzyło — chronologia
7 maja 2026
Obywatel składa pismo procesowe do ZUS Oddział w Opolu za pośrednictwem platformy ePUAP na adres skrytki ESP organu. Pismo podpisuje profilem zaufanym. System generuje UPP-17994006 — Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia — z adnotacją: „Wszystkie podpisy prawidłowe. Podpis prawidłowy — ePUAP ESP. Data doręczenia: 2026-05-07T14:12:51″. Generowane jest również Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
15 maja 2026
ZUS odpowiada zwykłym pismem informacyjnym: pismo „pozostaje bez rozpoznania” z uwagi na „negatywną weryfikację podpisu elektronicznego”. Brak wskazania jakiejkolwiek podstawy prawnej. Brak pouczenia o środkach zaskarżenia. Brak wezwania do uzupełnienia czegokolwiek.
„System ePUAP generuje UPO wyłącznie wtedy, gdy przesyłka zostaje skutecznie dostarczona. Jeśli UPO istnieje — doręczenie nastąpiło.”
Więcej: https://t.co/UbLomqEdkE pic.twitter.com/Ywsi2ovjYn
— kurier|lokalny (@kurier_lokalny) May 17, 2026
Profil zaufany — czym jest i co mówi prawo
Zanim przejdziemy do analizy naruszeń, warto wyjaśnić, czym jest profil zaufany. To państwowe narzędzie identyfikacji elektronicznej udostępniane przez ministra właściwego do spraw informatyzacji. Służy m.in. do podpisywania pism do urzędów przez internet.
Kodeks postępowania administracyjnego — art. 63 § 3a pkt 2
„Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (…)”
Ustawa o informatyzacji — art. 3 pkt 14a i art. 20a ust. 1
Podpis zaufany to podpis elektroniczny, którego unikalność zapewnia minister właściwy do spraw informatyzacji. Identyfikacja użytkowników systemów teleinformatycznych udostępnianych przez organy publiczne następuje przez zastosowanie profilu zaufanego.
Prawo jest tu jednoznaczne: profil zaufany jest ustawowo zrównanym substytutem podpisu kwalifikowanego w postępowaniach administracyjnych. Każdy organ publiczny — w tym ZUS — ma obowiązek akceptować pisma podpisane profilem zaufanym jako w pełni skuteczne prawnie.
Jak działa UPP i UPO — kluczowe dla zrozumienia sprawy
Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP) i Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) to dokumenty generowane automatycznie przez system ePUAP. UPO pojawia się wyłącznie w momencie, gdy przesyłka zostaje skutecznie dostarczona do skrytki ESP adresata — i wyłącznie wtedy, gdy weryfikacja podpisu przebiegła pomyślnie. Nie istnieje ścieżka techniczna, w której system wygenerowałby UPO przy negatywnej weryfikacji podpisu. Dlatego twierdzenie ZUS stoi w bezpośredniej sprzeczności z danymi własnego systemu teleinformatycznego państwa.
Siedem naruszeń w jednym piśmie
Analiza pisma ZUS z 15 maja 2026 r. ujawnia kumulację naruszeń przepisów prawa. Każde z nich z osobna byłoby podstawą do zaskarżenia. Razem tworzą obraz postępowania trudnego do wytłumaczenia przez zwykłe przeoczenie.
- Fałszywe twierdzenie o podpisie art. 63 § 3a k.p.a.
- Brak wezwania do uzupełnienia art. 64 § 2 k.p.a.
- Błędna forma — pismo zamiast postanowienia art. 123–124 k.p.a.
- Brak podstawy prawnej art. 107 § 3 k.p.a.
- Brak pouczenia o odwołaniu art. 9 i 112 k.p.a.
- Naruszenie prawa do udziału w postępowaniu art. 10 k.p.a.
- Konflikt interesów — brak wyłączenia pracownika art. 24 k.p.a.
Naruszenie pierwsze i najpoważniejsze: prawo mówi wprost, że profil zaufany wystarczy
ZUS twierdzi, że podpis był nieprawidłowy. Prawo mówi, że profil zaufany jest dopuszczalną formą podpisu. System ePUAP potwierdza, że podpis był prawidłowy. W tej sytuacji twierdzenie ZUS jest — najłagodniej mówiąc — nieuzasadnione.
Naruszenie prawa
Kwestionowanie skuteczności podpisu profilem zaufanym przez organ administracji publicznej stanowi naruszenie art. 63 § 3a k.p.a. oraz art. 20a ustawy o informatyzacji. NSA w wyroku z 21 lutego 2019 r. (II OSK 739/17) wprost stwierdził, że organ odmawiający uznania profilu zaufanego dopuszcza się rażącego naruszenia przepisów proceduralnych.
Naruszenie drugie: ZUS pominął obowiązkowy krok
Nawet gdyby — hipotetycznie — przyjąć, że pismo miało jakiś brak formalny, prawo nakazuje organowi postąpić w ściśle określony sposób. Procedura jest dwuetapowa i obligatoryjna.
Kodeks postępowania administracyjnego — art. 64 § 2
„Jeżeli podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania.”
Innymi słowy: organ nie może od razu odrzucić pisma. Musi najpierw wezwać do usunięcia braków i dać 7 dni na odpowiedź. Dopiero po bezskutecznym upływie tego terminu może pozostawić pismo bez rozpoznania. ZUS pominął etap pierwszy w całości — co NSA w wyroku z 19 marca 2013 r. (II OSK 2161/11) ocenił jako czynność procesowo wadliwą i pozbawioną skutku prawnego.
Naruszenie trzecie: ZUS użył złej formy prawnej
Pozostawienie podania bez rozpoznania to czynność procesowa organu. Prawo przewiduje dla niej ściśle określoną formę — postanowienie. Postanowienie musi zawierać: oznaczenie organu, datę, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie i pouczenie o trybie zaskarżenia.
ZUS wydał zamiast tego zwykłe pismo informacyjne. Nie zawiera ono ani podstawy prawnej, ani rozstrzygnięcia, ani — co szczególnie istotne — pouczenia o tym, że strona może złożyć zażalenie. To naruszenie art. 123–124 k.p.a.
Naruszenia czwarte i piąte: brak podstawy prawnej i brak pouczenia
Każdy dokument procesowy organu administracji musi wskazywać przepis prawa, na którym się opiera. Pismo ZUS z 15 maja 2026 r. nie zawiera żadnej podstawy prawnej. Nie wiadomo, z jakiego przepisu wynika prawo ZUS do odmowy — bo żadnego takiego przepisu nie przywołano.
Brak pouczenia o środkach zaskarżenia ma konkretny skutek prawny: terminy do wniesienia zażalenia nie biegną. Wynika to wprost z art. 112 k.p.a. — błędne lub nieistniejące pouczenie nie może szkodzić stronie.
Kontekst, który trudno zignorować
Sprawa ma jeszcze jeden wymiar, który czyni ją szczególnie złożoną. Pismo procesowe, które ZUS odmówił rozpoznać, dotyczyło trwającego postępowania egzekucyjnego. Obywatel kwestionował prawidłowość działań ZUS i żądał wydania oficjalnego zaświadczenia potwierdzającego, że organ działał zgodnie z prawem.
Tymczasem — i to jest kluczowy fakt — pracownicy tego samego oddziału ZUS złożyli wcześniej do Urzędu Skarbowego dokumenty, w których potwierdzili prawidłowość prowadzonego postępowania. Innymi słowy: ZUS zaświadczył przed Urzędem Skarbowym, że wszystko jest w porządku — a teraz odmawia zaświadczenia tej samej treści wobec samej strony postępowania.
Organ może albo wydać zaświadczenie o prawidłowości własnych działań, albo odmówić — ale trudno robić jedno i drugie jednocześnie wobec różnych adresatów.
Orzecznictwo jest tu jednoznaczne. Jak stwierdził Trybunał Konstytucyjny w wyroku SK 4/05 z 2006 roku: prawo do obrony jako element sprawiedliwości proceduralnej obejmuje prawo do informacji o wszystkich dokumentach, na których organ opiera swoje rozstrzygnięcia. Odmowa udzielenia tej informacji stronie postępowania narusza art. 45 ust. 1 Konstytucji RP.
Kto podpisał odmowę — i dlaczego to ma znaczenie
Pismo odmawiające rozpoznania sprawy podpisał pracownik ZUS biorący czynny udział w tym samym postępowaniu egzekucyjnym, którego dotyczyło odrzucone pismo. Kodeks postępowania administracyjnego przewiduje w takich sytuacjach instytucję wyłączenia pracownika od udziału w sprawie.
Kodeks postępowania administracyjnego — art. 24 § 1 pkt 5 i § 3
Pracownik organu podlega wyłączeniu od udziału w postępowaniu w sprawie, w której był lub jest przedstawicielem jednej ze stron. Bezpośredni przełożony pracownika jest obowiązany na żądanie strony wydać postanowienie w przedmiocie wyłączenia.
Jakie konsekwencje grożą ZUS-owi
Kumulacja stwierdzonych naruszeń otwiera przed stroną szereg ścieżek prawnych, z których każda może zakończyć się dla organu nieprzyjemnie.
Możliwe konsekwencje prawne
- Skarga na bezczynność do WSA w Opolu — na podstawie art. 3 § 2 pkt 8 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Sąd może nakazać ZUS-owi rozpoznanie sprawy i nałożyć grzywnę na organ.
- Nieważność czynności organu — czynność ZUS pozbawiona jest skutku prawnego: nie ma formy postanowienia, nie zawiera podstawy prawnej, pominięto obligatoryjny tryb z art. 64 § 2 k.p.a.
- Terminy zaskarżenia nie biegną — wobec braku pouczenia strona może wnieść środek zaskarżenia w dowolnym momencie. ZUS nie może powoływać się na upływ terminów.
- Odpowiedzialność odszkodowawcza — art. 417 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 77 ust. 1 Konstytucji RP przewiduje odpowiedzialność Skarbu Państwa za niezgodne z prawem działania organu. Jeśli strona poniesie szkodę, może dochodzić odszkodowania.
- Zawiadomienie prokuratury — art. 231 § 1 Kodeksu karnego penalizuje przekroczenie uprawnień przez funkcjonariusza publicznego. Celowe działanie organu na szkodę strony może wyczerpać znamiona tego przestępstwa.
- Rzecznik Praw Obywatelskich i UODO — sprawę można zgłosić do RPO oraz do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli w toku postępowania doszło do nieprawidłowości w przetwarzaniu danych strony.
Co każdy obywatel powinien z tego zapamiętać
Sprawa ma wymiar precedensowy, bo dotyczy zagadnienia, które może spotkać każdego: składania pism do urzędów przez internet. Polska przeszła przez lata ogromny wysiłek cyfryzacji administracji — platformy ePUAP, e-Doręczenia, profil zaufany. Odrzucanie pism złożonych tymi kanałami przeczyłoby samemu celowi tej cyfryzacji.
Warto zapamiętać kilka zasad praktycznych:
Praktyczna wskazówka dla obywatela
Po złożeniu pisma przez ePUAP (aktualnie eDoręczenia) zawsze należy zachować UPP i UPO. Są to dokumenty urzędowe systemu państwowego. Jeśli organ kwestionuje doręczenie lub prawidłowość podpisu, UPP i UPO są dowodem, który trudno podważyć — wygenerował je bowiem własny system teleinformatyczny tego samego państwa.
Jeśli organ odmawia rozpoznania pisma złożonego z profilem zaufanym, mamy do czynienia z naruszeniem co najmniej art. 63 § 3a k.p.a. Strona może — i powinna — wnieść zażalenie, żądać postanowienia o odmowie (nie zwykłego pisma informacyjnego), a w razie bezczynności — złożyć skargę do właściwego Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.
Prawo w tej kwestii jest jasne. Jego stosowanie — jak pokazuje opisana sprawa — już nie zawsze.
Artykuł ma charakter informacyjny i publicystyczny. Przywołane przepisy prawa i orzeczenia sądów są rzeczywiste i weryfikowalne. Opisana sprawa jest sprawą rzeczywistą; ze względu na ochronę prywatności strony pominięto dane osobowe uczestników postępowania. Artykuł nie stanowi porady prawnej.
Podstawy prawne: k.p.a. (t.j. Dz.U. 2024 poz. 572) — art. 9, 10, 24, 63 § 3a, 64 § 2, 107 § 3, 112, 123, 124, 217 | Ustawa o informatyzacji (t.j. Dz.U. 2024 poz. 307) — art. 3 pkt 14a, art. 20a | Konstytucja RP — art. 45 ust. 1, art. 77 ust. 1 | k.k. — art. 231 § 1 | p.p.s.a. (t.j. Dz.U. 2024 poz. 935) — art. 3 § 2 pkt 8 | k.c. — art. 417 | Orzecznictwo: TK SK 4/05, NSA II OSK 739/17, NSA II OSK 2161/11, WSA VII SA/Wa 1908/20.
